Viestintäkyylät

Osallistuin marraskuussa Helsingin yliopistossa järjestettyyn Mediavaikuttamisen seminaariin. Ensimmäisenä puhujana oli Hesarin palkittu journalisti Tuomo Pietiläinen, joka on toiminut viime lukukaudella myös vierailevana journalistiikan professorina Tampereen yliopistossa. 

Pietiläisen tarkoituksellisen provosoivan ja kärjekkään puheenvuoron keskiössä oli se, miten ”journalistista valtaa otetaan pois toimituksilta”. Hän kertoi esimerkkejä siitä, miten ”viestintäkyylät” vaikeuttavat toimittajan tiedonsaantia, änkevät mukaan haastatteluihin vahtimaan toimitusjohtajan sanomisia, manipuloivat tietoa ja estävät toimittajaa pääsemästä tiedon alkulähteille. Ja joskus jopa mustamaalaavat toimittajaa henkilönä, jollei juttu miellytä.

Kahdella jakkaralla istuneena, aiemmin toimittajana ja nyttemmin yritysviestinnän asiantuntijana, pidin keskustelua mielenkiintoisena. Se herätti pohtimaan viestijän agendaa ja yhteistyötä toimittajien kanssa, mikä varmasti oli puhujan tarkoituskin. Onko meillä viestintäkyylillä mitään moraalia? Olemmeko este tietoa etsivän toimittajan ja yrityksen välissä? Palvelemmeko mediaa vai asiakastamme? 

Miksi kyylätä?

Näen asian näin: hyvin työnsä hoitava viestinnän ammattilainen rohkaisee yritystä avoimuuteen ja AINA faktojen tiedottamiseen. Tästä on hyötyä toimittajille: he saavat tietoa, josta ammentaa valitsemallaan tavalla juttujen rakennusaineita. Myös yritykselle avoimuus ja asioista kertominen on etu: asiakkaat vaativat sitä tänä päivänä yhä enemmän, ja tietoisuus lisää luonnollisesti tunnettuutta.

Journalistin kriittisyys tai objektiivisuus ei tarkoita lähtökohtaista negatiivisuutta. Tietojen oikeellisuus on keskeistä, ja se on jutun kohteena olevan yrityksenkin etu. Viestintäihminen voi olla nopea apu kiireiselle toimittajalle faktojen tarkistamisessa ja niiden etsimisessä asiakasyrityksestä tai sen toimialalta.

Ei toimittaja ole viestijän tai yrityksen vihollinen tai päinvastoin. Viestijän lähtökohtana ei myöskään voi olla toimittajan työn hankaloittaminen.  Hyvä yhteistyö voi hyödyttää molempia osapuolia. Sen sujuminen vaatii, kuten Pietiläkin totesi, molemminpuolista työn luonteen ymmärrystä ja työhön liittyvien säännösten kunnioittamista. 

Viestijän eettiset ohjeet

 

Procomin nettisivuilla muistutetaan, että viestinnän parissa toimiminen tuo sekä yhteiskunnallista vaikutusvaltaa että vastuuta. Jokaisen viestinnän ammattilaisen on tunnettava työtään säätelevä lainsäädäntö ja tiedostettava vastuunsa. Ammattikuntamme edustajien on vaalittava mainettaan toimimalla eettisten ohjeiden mukaan. 

Yksi mätä omena voi pilata koko korin, sanovat.

Terveisin, Mari

Tammikuu tulee, oletko valmis?

Kun marraskuussa vapaa-ajalla mietitään jouluruokia ja lahjalistoja, työelämässä mietintälistalla on jo ensi vuosi. Viestinnän osalta se tarkoittaa vuosisuunnitelmaa. Mutta mihin sitä tarvitaan?

• Suunnittele ajoissa – ehdit enemmän. Kun suunnittelun tekee ajoissa, ehtii asioita miettimään kunnolla, ja resurssit viestinnän tekemiseen tulee laskettua myös budjettiin. Samalla myös kustannusten arviointi helpottuu.
• Mieti mitä on jo tehty – teet uutta tehokkaammin. Suunnitelman pohjaksi kannattaa ottaa tietoa tämän vuoden toimenpiteistä ja tuloksista. Me Telegraafissa kerromme niistä jokaiselle asiakkaallemme, kun tapaamme syksyn aikana.
• Vuosisuunnitelma auttaa priorisoimaan. Kaikkeen ei yleensä ole resursseja, mutta monta tärkeää asiaa saa tehdyksi, kun ne merkitsee vuosisuunnitelmaan, miettii niihin tarvittavan ajan, merkitsee vastuuhenkilön ja vastuuhenkilö varaa toimenpiteelle aikaa kalenteristaan.
• Vuosisuunnitelma tuo pitkäjänteisyyttä. Kun ajoissa on sovittu ensivuoden viestinnän suuntaviivat, ne on helpompi toteuttaa. Samalla suunnitelmaan merkittyjä toimenpiteitä voidaan verrata jo tehtyihin toimenpiteisiin.
• Vuosisuunnitelmaan merkitään teemat. Juhlapyhät, vuodenajat ja monet muut vuodenkiertoon liittyvät teemat vaikuttavat viestintään. Olisiko yrityksesi viestinnän kannalta tärkeitä teemoja, jolloin eri puheenaiheita voitaisiin nostaa esille?
• Suunnitelma kertoo totuuden. Suunnitelmasta näkee helposti millaisia toimenpiteitä vuoden aikana on suunniteltu tehtäväksi, ovatko ne parhaassa mahdollisessa järjestyksessä, ovatko ne kaikki tarpeellisia ja puuttuuko jotain tärkeää. Samalla tulee miettiä, saammeko ydinviestimme toimenpiteiden kautta esille. Ja tavoitammeko kaikki kohderyhmämme.
• Jätä tilaa sattumalle. Kriisiviestinnän tärkein neuvo on, että jätä suunnitelmiin tilaa sattumalle, sillä mikään ei koskaan mene kuten on suunniteltu. Se on hyvä huomioida myös kaikessa muussa viestinnän suunnittelussa. Suunnitelmaan on hyvä jättää väljyyttä, jotta on mahdollista reagoida ajankohtaisiin puheenaiheisiin. Hyvä suunnitelma on sellainen, jota voidaan muuttaa tarpeen mukaan. 

Nyt siis kipinkapin suunnittelemaan!

Mukavaa syksyn jatkoa!

Toivoo,
Anna

Suosittelisitko tätä?

Internet ja sosiaalinen media ovat muuttaneet tapaamme ostaa ja etsiä palveluita. Aikaisemmin avasimme paikkakunnan lehden, pläräsimme tiiliskivimäistä puhelinluetteloa ja selasimme keltaisia sivuja. Kysyimme naapurilta, olisiko kokemuksia luotettavista remonttimiehistä, hyvästä kampaajasta, asiansa osaavasta lääkäristä. 

Nykypäivän kuluttaja avaa läppärin, Ipadin tai surffaa kännykällä. 

Kohti arvostelutaloutta

Ulottuvillamme on suunnaton määrä tietoa, jota pääsemme myös itse tuottamaan. Voimme jakaa sosiaalisessa mediassa kokemuksiamme eri palveluista, hyviä tai huonoja. Eikä enää vain äänemme kantomatkan verran, vaan avoimesti kaikille kiinnostuneille. 

Tekniikka ja Talous -lehden nettiartikkelissa (1.8.2013) yritysviestinnän asiantuntija Robert Moran toteaa talouden muuttuvan kovaa vauhtia arvostelutaloudeksi, jossa yritykset menestyvät tai tuhoutuvat kuluttajien ja osakkeenomistajien arvioiden perusteella.  

Kun saatavilla olevan tiedon määrä kasvaa loputtomasti ja käyttäjäkokemukset ovat kaikkien ulottuvilla, kasvaa sosiaalisten suosittelujen merkitys huimaa vauhtia. Emme halua ostaa sikaa säkissä vaan saada rahoillemme vastinetta. Suosittelut mielletään puolueettomiksi arvioiksi, joita voimme peilata omia tarpeitamme ja odotuksiamme vasten. 

Käyttäjäkokemukset vaa’ankielinä

Annan esimerkin. Perheemme kiersi kesällä autoillen seitsemän Itämeren maata. Hotellit varattiin niitä välittävän portaalin kautta matkan varrelta. Yösijan valinnassa painoivat totta kai sijainti, luokitus ja hinta. Hakuehtojen jälkeen tasapäisiä tarjokkaita jäi vielä useita. 

Lopulliset ratkaisut tehtiin asiakkaiden kokemusten perusteella: sopiiko hotelli lapsiperheelle, onko hintansa väärti, millainen on aamiainen. Näin toimii suurin osa: digitaalisen maineenhallinan asiantuntijayritys TrustYoun Larisa Huremovicin mukaan jopa 87 prosenttia matkailijoista katsoo ennen matkaa verkosta arvion hotellista, 95 prosenttia uskoo arviota ja tekee matkaansa koskevia päätöksiä niiden perusteella.

Myös ravintolat löytyivät väsyneille matkalaisille kivuttomasti ja nopeasti käyttäjäarvioiden perusteella. Tutkimustuloksia esimerkiksi Facebookin ja sen kautta julkaistun sisällön merkityksestä ravintola-alan yrityksille löytyy täältä. 

 

Mitä kohderyhmäsi puhuu sinusta?

Suosittelujen merkityksen kasvu pakottaa yritykset paitsi entistä tiukempaan laaduntarkkailuun, myös avoimempaan toimintaan ja viestinnän tehostamiseen. 

Verkossa käytävää keskustelua omasta toimialasta ja yrityksestä kannattaa ainakin kuunnella. Vaikka yrityksesi ei verkossa olisikaan, asiakkaasi todennäköisesti ovat. Ilmaisia työkaluja verkkokeskustelujen seurantaan löytyy esimerkiksi täältä.

Aktiivinen yritys tarjoaa itse asiakkailleen kanavan vuorovaikutukseen esimerkiksi avaamalla oman Facebook-sivun tai Twitter-tilin. Asiantuntijayrityksen työntekijät voivat hankkia suosittelijoita omille osaamisalueilleen LinkedIn-palvelun kautta. 

Oikein hyödynnettynä voi lopputuloksena olla entistä parempi yrityksen tuote tai palvelu, naapurinrouviakin kovaäänisempi suositteluverkosto sekä aito vuorovaikutus omien kohderyhmien kanssa.

Herättikö ajatuksia?

Terveisin,
Mari
mari.vilska(at)telegraafi.fi

Mainonnan eurot tiedottamiseen?

Vaikeina aikoina yritysten on pakko laittaa kulut syyniin. Tämän vuoksi printtimedian mainostulot ovat hiipuneet ja tulevat todennäköisesti hiipumaan edelleen. Perinteistä markkinointia pidetään kalliina ja tuloksiin nähden tehottomana. Kuten  Sanoma Oyj:n toimitusjohtaja Harri-Pekka Kaukonen toteaa heidän osavuosikatsauksessaan:” Mainosmarkkinat Sanoman tärkeimmissä toimintamaissa olivat edelleen heikot eikä markkinaolosuhteiden selvä paraneminen toisella vuosipuoliskolla ole todennäköistä.”

Viestintä on siis muuttanut muotoaan radikaalisti. Pelkkä mainoskampanja tai tiedotteen tuuppaaminen maailmalle ei riitä, vaan yritysten pitää keksiä älykkäämpiä tapoja viestiä

Sesongit ovat tuotetiedottamisen kulta-aikaa

Tuotetiedottaminen on tukenut monien yritysten mainontaa jo vuosia. Nyt valtasuhde tuntuu muuttuneen ja yritykset ovatkin kiinnostuneita viestinnän palveluista, jotka tähtäävät toimitukselliseen näkyvyyteen medioissa. Erilaiset sesongit ovat tuotetiedottamisen kulta-aikaa. Testaillaan sinappeja ennen joulua tai sillejä ennen juhannusta. Naisten lehdet testaavat ja esittelevät aurinkorasvoja ennen kesää ja laihduttamiseen tähtäävien tuotteiden sesonki on alku vuodesta tai syksyllä. Näin lehdet palvelevat lukijoitaan.

Älä luota tuuriin

Testeihin osallistuvat tuotteet eivät ole sattumoisin toimittajan pöydällä. Viestintätoimistot ja yritysten PR-osastot virittelevät toimittajasuhteitaan vuosikausia rakentaakseen luottamuksellisia suhteita toimituksiin. Lopputuloksena saattaa olla mainosarvolla laskettuna hyvinkin arvokasta näkyvyyttä medioissa.

Mikäli luottamus kalliisiin mainoskampanjoihin hiipuu niin kannatta kokeilla tuotetiedotuskampanjaa osana vaikkapa tuotelanseerausta. Mitään kukaan ei voi koskaan luvata, mutta meidän kohdallamme tulokset ovat tähän asti puhuneet puolestamme! 

Terveisin,

MT

mt@telegraafi.fi

Rehellisyyttä ruokapöytään

Hevosenlihakohu herätti suomalaisen elintarvikevalvonnan, Jasper Pääkkönen sai isot kauppaketjut luopumaan uhanalaisen Itämeren lohen myynnistä ja raakamaitokeskustelu jakoi kuluttajat kahtia. Suomessa puhutaan ruuasta enemmän kuin koskaan ennen, kokki Jyrki Sukulan mielestä viimeinen 20 vuotta on muuttanut suomalaista ruokakulttuuria enemmän kuin sitä aiemmat sata vuotta.

Lähes kaikissa aikakausi- ja sanomalehdissä on omat ruokasivunsa. Suomen suosituimmilla ruokablogeilla on kymmeniä tuhansia kävijöitä kuukaudessa. Ruuasta on tullut suomalaisten suosikkipuheenaihe. Ruuan terveysvaikutukset, alkuperä ja tuotanto-olosuhteet kiinnostavat entistä enemmän.

Koska ruoka kiinnostaa, siitä kirjoitetaan paljon. Netti, blogit ja erilaiset ruokasivustot toimivat valvojan roolissa. Ne korostavat hyviä tuotteita, mutta kertovat myös epäkohdista. Netissä asiat leviävät kulovalkean tavoin. Kerran ryöpsähtänyttä keskustelua ei voi hallita saati lannistaa.

Elintarvikeyritysten pitäisi vastata kuluttajien lisääntyneeseen kiinnostukseen tarjoamalla mahdollisimman paljon tietoa tuotteiden alkuperästä ja tuotanto-olosuhteista. Jos raaka-aineella on EU:n elintarvikeviranomaisen puoltama terveysväite, pitäisi sekin avata kuluttajalle mahdollisimman selkeästi.

Markkinointikikkoja, valehtelua tai tiedon peittelyä en suosittele kenellekään – valheesta jää kiinni nopeasti. Sen sijaan kannattaa miettiä, millainen tieto palvelee mahdollisimman hyvin kuluttajia. Nettisivut, sosiaalinen media, blogit ja erilaiset sovellukset ovat kuitenkin kaikki pohjimmiltaan asiakaspalvelun kanavia yrityksille.

Tässä alla muutama vinkki parempaan asiakaspalveluun:

• Mitä kerron tuotteistani nettisivuilla? Vastaanko kysymyksiin, joita tulee esimerkiksi kuluttajapalvelun kautta usein? Olenko seurannut mitä tuotteistani puhutaan sosiaalisessa mediassa? Vastaanko kuluttajien tietotarpeisiin?
• Mikä on Facebook-sivuni tarkoitus? Mitä asiakkaani hyötyy siitä? Tarjoanko sen kautta etuja, tietoa, reseptejä, kilpailuja tai muuta hyötyä? Kerronko tarpeeksi hyvin myyntipaikoista, uutuustuotteista ja tuotteiden alkuperästä?
• Toistuuko viestini samankaltaisena kaikissa kanavissa? Huomioinko kanavien erilaiset kohderyhmät ja heidän tiedontarpeensa? Viestinkö elintarvikealan ammattilaisille erilaisilla termeillä kuin kuluttajille?

Terveisin,

Anna

Pörssiviestijä, ota some tarkasteluun!

Työtaipaleeni on sisältänyt paljon pörssiyhtiöiden viestintää, ja tunnen edelleen outoa viehtymystä asiaan.

Olen ollut sitä mieltä, että pörssiviestinnässä mahdollisuudet hyödyntää sosiaalista mediaa ovat rajalliset. Kuten pörssin tiedottamissäännöissä sanotaan, pörssiyhtiö huolehtii siitä, että kaikilla markkinaosapuolilla on samanaikaisesti käytettävissään yhtiötä koskevat arvopaperin arvoon olennaisesti vaikuttavat tiedot. Tämä ei erityisesti tue mahdollisuutta välittää eri viestejä eri kanavissa tai keskustella yhtiön asioista sosiaalisessa mediassa.

Takkini on kuitenkin kääntymässä. Luin muutamia tutkimuksia, joissa oli perehdytty sosiaalisen median käyttöön pörssiyhtiön viestinnässä. Muun muassa Elisabeth Blankespoor (Stanford Graduate School of Business) ja kumppanit ovat tutkineet Twitterin vaikutusta pörssiyritysten osakkeiden likviditeettiin eli vaihdettavuuteen. Hyvä likviditeetti tarkoittaa siis sitä, että osakekaupat voidaan toteuttaa nopeasti ilman suurta vaikutusta hintatasoon. Ihan merkittävä asia pörssiyhtiöille.

Blankespoorin tutkimuksen mukaan jo se, että pörssiyhtiöt lähettävät linkin pörssitiedotteistaan myös Twitterin kautta, parantaa osakkeen vaihdettavuutta. Erityisesti pörssitiedotelinkkien twiittaamisesta hyötyvät vähemmän tunnetut yritykset – isommilla ja tunnetuimmilla yrityksillä vaikutusta ei havaittu. Tulokset perustuvat tutkijoiden mukaan yksinkertaisesti siihen, että Twitter ja muu sosiaalinen media auttaa levittämään viestiä tehokkaammin. Pienetkin yhtiöt pystyvät parantamaan tunnettuuttaan viestimällä monikanavaisesti. Jos asia on näin simppeli, kannattaa ehdottomasti kokeilla!

Toinen mielenkiintoinen tutkimus on brittiläisen sosiaaliseen mediaan erikoistuneen konsulttitoimisto Sociagilityn tekemä. Toimisto tutki viime vuoden lopussa sitä, miten Lontoon pörssin sata suurinta yritystä hyödyntävät sosiaalista mediaa. Pienestä Suomesta katsoen voisi ajatella, että suuressa maailmassa yhtiöt ottavat kaiken irti erilaisista viestintämahdollisuuksista. Näin ei kuitenkaan tämän tutkimuksen mukaan ole: ainoastaan www-sivut löytyvät kaikilta tutkituilta yrityksiltä. Twitter-tili löytyy 72 prosentilta tutkituista yrityksistä, 65 prosenttia käytti YouTubea ja vain 56 prosentilla oli Facebook-sivu. Aktiivisesti näitä välineitä hyödyntäviä oli merkittävästi vähemmän - esimerkiksi aktiivista läsnäoloa LinkedIn:ssä oli vain 20 prosentilla yrityksistä.

Myös tämän tutkimuksen mukaan tehokas sosiaalisen median käyttö korreloi pörssiyhtiön hyvän markkina-arvon ja kurssikehityksen välillä. Tutkijat tosin huomauttavat, että syy-seuraus-suhde voi olla myös niin päin, että arvokkaammilla yhtiöillä on paremmat resurssit käyttää sosiaalisen median työkaluja.

Sociagilityn raportissa korostetaan sitä, että myös pörssiyhtiöiden on syytä huolellisesti pohtia sosiaalista mediaa osana kokonaisstrategiaansa. Yhtiöiden nykyisistä ja potentiaalisista osakkeenomistajista suurin osa on jo sosiaalisessa mediassa, ja institutionaaliset sijoittajat hyödyntävät sosiaalista mediaa aktiivisesti. Lisäksi toimittajat käyttävät sosiaalista mediaa ahkerasti.

Vaikka tutkimukset on tehty USA:ssa ja Isossa-Britanniassa, uskon että nämä väitteet pätevät myös Suomessa. Kannattaa siis ottaa sosiaalisen median tarjoavat mahdollisuudet vakavasti pohdintaan. Ja tämä sama koskee kaikkia yrityksiä!

Päivi

paivi.luoti@telegraafi.fi 

Älä suunnista silmät ummessa

Mainos- ja viestintätoimistot joutuvat usein kulkemaan pimeässä. Välillä ihan omasta syystään. Vedetään mutkat suoriksi ja rynnitään suoraan toimintaan. Liika innokkuus kostautuu puutteellisena tutustumisena asiakkaan liiketoimintaan.  Kuitenkin asiakkaan ongelman ratkaiseminen vaatii yleensä asiakkaan bisneksen syvällistä tuntemista, perehtymistä liiketoimintastrategiaan, tavoitteisiin, työskentelymalleihin, palveluihin, tuotteisiin jne.

Usein käy myös niin, että asiakas on haluton käyttämään aikaa ja rahaa perussuunnitteluun. Tutustuminen yrityksen ydintoimintoihin vaatii työtä. Ja työ maksaa. Meiltä odotetaan kuitenkin loistavia ideoita ja sisältöä, joilla parannetaan yrityksen tunnettuutta, tulosta, mainetta ja brändimielikuvaa. Ilman karttaa emme voi kuitenkaan suunnistaa.  Tulemme siis jatkossakin perehtymään asiakkaittemme ydinbisnekseen antaumuksella. Se on meidän kaikkien yhteinen etumme.

Näkökulma kilpailuttamiseen

Meille tulee tuon tuostakin eteen tilanteita, joissa olemme mukana kilpailutuksessa. Yritys etsii uutta viestintätoimistoa ja on ajatellut kilpailuttaa muutaman. Usein kysymys on konkreettisesta viestinnän osa-alueesta, jonka yritys aikoo lähitulevaisuudessa toteuttaa. Saamme lyhyen briiffin, jonka perusteella toivotaan tarjouspyyntöä, joka pitää sisällään VALMIIN SUUNNITELMAN. Valmiin suunnitelman tekeminen on meidän ydinosaamistamme, asiantuntijatyötä. Tarjouksen tekemiseen kuluu usein päiviä.

Minusta ajattelumalli on kummallinen. Oletko sinä pyytänyt hammaslääkäriltä tarjousta purukaluston hoidosta, joka sisältää yhden hampaan paikkaamisen ilmaiseksi, näytetyönä? Tai oletko lähestynyt hortonomia tarjouspyynnöllä, jonka liitteenä olisi mielellään luonnos puutarhasi pihasuunnitelmasta?  Ehkä ensi kerralla pyydätkin juristilta ilmaisen näytetyön vaikkapa vaan ikävän naapurin suitsemisessa.  Juristi voi sitten elää siinä toivossa, että se perintöriita joku päivä yllättää.

Pieni korvaus tehdystä työstä

Minusta fiksuinta ja tarjouspyynnön pyytäjän kannalta myös tuloksellisinta olisi maksaa jokaiselle tarjouspyyntöön osallistuvalle pieni summa suunnittelutyöstä. Tämä on nykyään monissa kilpailutuksissa käytäntö ja luo hyvää yrityskuvaa. Kaikki ideoinnissa ja suunnittelussa syntyneet tuotokset ovat joka tapauksessa tarjouspyynnön vastaanottajan käytettävissä.

Eräs nykyinen asiakkaamme pyysi kilpailutustilanteessa kirjoittamaan tarjouksen liitteeksi tiedotteen, jossa meillä oli mahdollisuus kertoa, että miksi olisimme heille paras vaihtoehto. Se oli kohtuullinen työtehtävä ja vaati meiltä luovuutta ja asiantuntijuutta juuri siinä tehtävässä, jota meiltä oltiin hakemassa. Onnistuimme siinä hyvin.

Terveisin,
Marja-Terttu
mt@telegraafi.fi

Missä on maaliviiva?

Puuhailuni kotona muistuttaa toisinaan keskittymistaidottoman hillerin hyörinää. Säntään hommasta toiseen ihan sen mukaan, mitä silmien eteen sattuu ilmestymään.  Paperien mapittaminen keskeytyy, kun nitojaa hakiessa huomaan, että pyykkikone pitää käynnistää, koneen pesuainekotelo kaipaa kuuraamista, koiranruokakuppi täyttämistä ja pyykit viikkaamista. Hetken päästä seison eteisessä ja ihmettelen, mitä olin tekemässä.

Näin käy helposti, kun tehtävää on paljon. Punainen lanka katoaa, huomio herpaantuu ja asiat jäävät puolitiehen.  Suunnitelmallisuus, kyky keskittyä olennaiseen ja sovitulla tiellä pysyminen ovat tärkeitä myös viestinnän onnistumisessa. Vain tavoitteellisen ja pitkäjänteisen viestinnän avulla voidaan rakentaa sellaista yrityskuvaa, joka tuo uusia asiakkaita ja kumppaneita sekä mahdollisuuden erottautua kilpailijoista. Viestintää pitää johtaa, sillä tehokas viestintä ei synny sattumalta tai yksittäisillä tempauksilla.

Suunnitelmallisuus helpottaa myös viestinnän budjetointia ja näkyy muutenkin viestinnän kustannuksissa. Hyvin suunniteltu viestintä vähentää kiireestä johtuvia virheitä ja tehostaa viestinnän työkalujen käyttöä. Ennakoimalla säästetään myös resursseja: tulipalojen sammuttaminen on kallista ja lopputulos yleensä huono.

Viestinnän suunnitelmallisuus paranee, jos yritykselle tehdään viestintästrategia ja -suunnitelma. Ne ovat työkaluja ihan jokapäiväiseen käyttöön. Kun tavoitteet ja askelmerkit sovitaan yhdessä, toiminta on linjakasta ja mitattavaa. Viestit myös pysyvät yhtenäisempinä: kerrotaan siis samaa viestiä talon sisällä ja ulkona.

Viestintä on periaatteessa aika yksinkertaista: kerrotaan omasta toiminnasta, tuotteista ja palveluista yrityksen ulkopuolelle ja välitetään omalle henkilöstölle työssä onnistumisen kannalta tärkeät asiat. Miksihän näissä kuitenkin usein epäonnistutaan? Voisiko se johtua suunnitelmallisuuden puutteesta? Mikä on sinun käsityksesi?

Terveisin,
Päivi

Onko puleeraus leipälajisi?

Päätoimittaja Pekka Mervola kirjoitti Keskisuomalaisessa 3.3.2013 siitä, miten viestinnän ammattilaisten ensi sijaisena tehtävänä tuntuu olevan suunnitella ja löytää kansan suuhun uppoavia, kiillotettuja  lauseenparsia. Mervolan ajatukset ovat mielestäni lähinnä stalinismin jäänteitä,  joiden viimeinen sijoituspaikka lienee Pohjois-Koreassa. Jokainen tässä päivässä elävä ymmärtää, että yhdelläkään yrityksellä ei ole varaa tiedon kaunisteluun. Kriittisyys omaa toimintaa kohtaan on elinehto. 

Mervola avaa kuitenkin silmiämme huomaamaan, miten tiukassa vanhat uskomukset ja stereotypiat elävät. Juuri toimittajathan ovat niitä pitkään illanistujaisissa viihtyviä, matkan varrella alkoholisoituneita nukkavieruja kansalaisia. Bemari-kuski on ylimielinen öykkäri ja poliitikot ovat  kaikki läpeensä korruptoituneita. Tämänhän me kaikki jo tiesimmekin!

Millä tyylillä yrityksesi viestii?

Ilman viestintää yksikään yritys ei kuitenkaan pyöri. Sekä sisäisille että ulkoisille sidosryhmille on hyvä kertoa vähintään organisaation tarkoitus. Miksi yritys on olemassa? Kysymys ei sinänsä ole viestinnällinen vaan enemmänkin toiminnallinen: yrityksen jokainen teko ja tekemättä jättäminen ovat myös viestintää.  

Mielestäni oikealla tiellä ovat ne yritykset, jotka tekevät mitä lupaavat ja viestivät siitä suunnitelmallisesti. Sitten on niitä, jotka tekevät hyviä asioita, mutta eivät kerro niistä. Mitä tuhlausta!  Kolmas vaihtoehto on olla tekemättä ja kommunikoimatta mitään.  Näissä tapauksissa ei yleensä ole puhtaita jauhoja pussissa, joten on parempi olla hiljakseen, etteivät ulkopuoliset kiinnitä huomiota. 

Puleeraus kannattaa jättää väliin

Neljäs vaihtoehto on kaikkein huonoin: ne ovat juuri Pekka Mervolan tarkoittamat puleeraajat, jotka kuorruttavat sanomaansa kaikille sopivaan muotoon ja hehkuttavat paremmuuttaan, mutta eivät elä sen mukaisesti.  Hevosenlihaskandaalissa on juuri tästä kysymys. Hiihtoliitto on jaetulla ykkössijalla.



Joitakin aikoja hyväuskoisia kuluttajia, asiakkaita tai yhteistyökumppaneita voi vedättää. Todennäköisesti korttitalo kaatuu ennemmin tai myöhemmin ja kortteja keräillessä on maine mennyt. Ehkä ikuisesti.

Mitä mieltä sinä olet? 
Terveisin, MT


 

Voiko vastuullisuutta suunnitella?

TNS Gallup julkaisi tammikuun lopussa tutkimuksen, jossa arvioitiin Suomen vastuullisimpia yrityksiä. Kärkeen kiilasivat Kone, Paulig ja Fiskars. Tutkimuksen mukaan suuren yleisön kiinnostus yritysten vastuullisuutta kohtaan on lisääntynyt ja monipuolistunut.

Vastuullisuudesta puhuttaessa suunnitelmallisella viestinnällä on merkitystä. Suunnittelun avulla muodostetaan täsmällisiä tavoitteita, joiden toteutumista voidaan mitata ja arvioida. Kuluttajat näkevät entistä paremmin päälle liimattujen kampanjoiden ja viherpesun läpi.

Viesti perustuu tosiasioihin

Vastuullisuudesta viestimisen pitää aina perustua tosiseikkoihin, avoimuuteen ja siihen, että omat virheet ja epäkohdat myönnetään ja kerrotaan mitä niiden parantamiseksi on tehty. Tehokkaaseen viestintään ei enää riitä kerran vuodessa julkaistu raportti, vaan sen pitää olla jatkuvaa, suunnitelmallista, perustua aitoon toimintaan ja kriisitilanteisiin varautumiseen.

Viestinnän tutkija Petro Putanne kirjoittaa blogissaan, että vastuullinen viestintä on ”PR-toimintaa, joka noudattaa yhteiskunnan lakeja ja alan eettisiä koodistoja.” Hän painottaa, että vastuullinen viestintä ei voi olla vain hyvien asioiden korostamista, jos toisaalla toimitaan vastuuttomasti. Ensisijaisesti vastuullinen viestintä on siis hyviä tekoja ja suunnitelmia, vasta sitten mielikuvien rakentamista.

Tätä ohjetta harvempi yritys kuitenkaan muistaa noudattaa. Alkuvuoden aikana on ehditty mediassa puhua hevosenlihasta, Talvivaarasta, telakkatoiminnan jatkumisesta Suomessa, maitosodasta ja palkka-alennuksista. Kaikissa kohuissa viestintää olisi voinut parantaa avoimuudella ja etukäteissuunnittelulla.

Vastuullisuuden merkitys on kasvanut

TSN Gallupin tutkimuksen mukaan vastuullisuuden merkitys on kasvanut yrityksen maineen osana. Raportissa todetaan, että parhaimmillaan hyvä maine ja vastuullisuuskuva ovat tärkeitä kilpailuetuja, joilla tuetaan yrityksen kasvua, mutta samalla yritys voi edistää kestävää yrityskulttuuria kertomalla vastuullisuudesta myös sidosryhmilleen.

Suunnitelmallinen viestintä ei siis tarkoita vain yrityksen tai organisaation maineen parantamista ongelmatilanteissa. Oli kyse vastuullisuusviestinnästä tai kriisiviestinnästä, tulee ensisijaisena tavoitteena olla sidosryhmien palveleminen: tuottaa lisää tietoa kuluttajille ostopäätöksien tueksi, tai kertoa kriisitilanteessa sidosryhmille miten he voivat parhaiten selvitä kriisistä ja miten organisaatio kantaa vastuunsa.

Suunnitelmallisella vastuullisuusviestinnällä tai kriisiviestinnällä on siis tarkoitus palvella – oletko sinä jo pitkällä suunnitelman teossa?  

Terveisin,
Anna

Mieleni minun niin kovasti tekevi…

Yritysmaailma elää kansainvälistymisen pyörteissä, ja maailman pienentyessä myös kielet törmäävät toisiinsa. Oletko sinä ollut työssäsi huolestunut omasta äidinkielestämme ja sen murentumisesta. Minä olen, vaikka tiedänkin, että sen säilymisen eteen tehdään jatkuvasti töitä eri asiantuntijoiden voimin. Tuntuu silti välillä siltä, että erityisesti työelämä kohtelee kieltämme kovalla kädellä.

Miksi yritysmaailmassa tulisi vaalia hyvää suomen kieltä? Olen itse vakaasti sitä mieltä, että selkeällä ja virheettömällä ilmaisulla voitetaan uusia asiakkaita ja palvellaan olemassa olevia. Uusille asiakkaille voi luontevasti vakuuttaa osaamistaan, kun viesti on huolella laadittua ja selkeää.

Pätevimmänkin oloinen myyntijohtaja menettää uskottavuutensa, kun hänen lähettämässään sähköpostiviestissä tärähtää silmille selkäpiitä värisyttävä yhdyssanavirhe tai väärä kirjoitusasu vierasperäisessä sanassa.  On vaikea ottaa tosissaan korkeassa asemassa olevaa päättäjää, jos hän jorisee ”nopeasta reakoinnista Euroopan talous katastrooffiin”.  Aivan yhtä lailla viesti särkyy lukijan silmissä pieniksi sirpaleiksi, kun tekstissä puhutaan resurssoinnista, kompetenssi-integraatiosta ja milestonesta.

Yrityksen kansainvälistyessä ei tarvita ainoastaan sujuvaa englannin kielen käyttöä, vaan myös suomen kielen suullinen ja kirjallinen taito tulisi olla mallillaan. Hyvä vieraiden kielten hallinta rakentuu tukevasti äidinkielen varaan. Mitä kielitaitoisempaa henkilöstö on, sen paremmin liiketoimintaa voidaan pyörittää. Tästä syystä Suomessa toimivien yritysten kannattaisikin pitää erinomaista suomen kielen taitoa ansiona ja palkita siitä. Toisaalta säännöllinen koulutus aiheesta tuo jokaiselle kaivattua kertausta. Parhaatkin osaajat rapistuvat, ellei kieltä huolleta.

Suomen kielen asemaa turvaavat perustuslaki ja kielilaki. Suomen kieli on myös yksi Euroopan unionin virallinen kieli. Kielemme asema ei silti säily itsestään, vaan se vaatii tietoista huolenpitoa. Omasta mielestäni huolenpito äidinkielestämme lähtee pienistä teoista. Niinpä ennen kuin lähetät kirjoittamasi sähköpostin, katso vielä mitä sinne kirjoitit.

Pahimmat räikeydet vältät, kun

1.  …teet lyhyitä virkkeitä ja poistat lauseenvastikkeiden viidakon tekstistäsi. Jos et muista, mikä on lauseenvastike, älä hätäänny.
2. …tarkistat kaikki yhdyssanat.
3. …varmistat, että et ole käyttänyt sanaa taho. Se on melko karmeaa. 
4. …luet viestisi vielä kerran, ja mietit, mitä oikeasti halusitkaan sanoa. Oletko sanonut sen lisäksi jotain täysin turhaa tai käsittämätöntä? (Todennäköisesti olet.)

Laitetaan ryhtiä tähän juuri alkaneeseen vuoteen. Huolletaan itse kukin kieltämme.

Kielenpuolustuskannalla

Hanna