Olenko tehokas vai vaan puuhakas?

Olin eilen tehokkaan ajankäytön koulutuksessa. Moni asia siellä oli tuttua jo ennestään, mutta eräs ajatus kolahti: olenko aidosti tehokas vai vaan puuhakas? Ero näkyy siinä, että saanko asioita oikeasti valmiiksi vai onko minulla koko ajan vain kiireen tunne ja asiat siirtyvät tekemättömien listalla eteenpäin?

Ajanhallintaan ja tekemiseen pätee 80/20-sääntö: suurin osa valmiiksi saamistamme asioista (80 prosenttia) vaatii valmistuakseen vain viidesosan kaikkeen tekemiseen käyttämästämme ajasta. Se ei ole mikään pieni epäsuhta ajankäytössämme.

Sama epäsuhta tulee vastaan myös viestinnässä: onko viestinnän toimenpiteisiin käyttämämme aika oikeasti tehokasta vai vaan puuhailua, joka täyttää kalenterimme? Meneekö viesti sen paremmin perille, kuin jos käyttäisimme toimenpiteisiin vähemmän aikaa, mutta tekisimme sen tehokkaammin?

Alla on listani tehokkaampaan viestintään. Se ei tarkoita, että sen jälkeen asioita tekisi 100 prosenttia ajastaan tehokkaammin. Vaan sitä, että aikaa vapautuu suunnitteluun ja muuhun työhön. Ja että asiat tulevat varmemmin valmiiksi: puuhastelusta tulee tehokkuutta.

1. Suunnittele! Tee vuosisuunnitelma, kun tiedät budjetin. Merkitse toimenpiteet kalenteriin ja käy suunnitelma läpi joka kuukauden alussa erikseen. Varaa myös joka aamu hetki suunnittelulle: mitkä tärkeät asiat minun on saatava tänään valmiiksi. Päivittäinen lista ei voi olla kovin pitkä: laita sille vain kolmesta neljään asiaa. 
2. Selvitä ajankäyttösi. Mitkä toimenpiteet tukkivat kalenterisi? Paljonko aikaa sinulla menee tiedotteen tekoon, nettisivujen päivitykseen, sosiaaliseen mediaan, graafisiin töihin tai palavereihin. Voisiko jostain asiasta luopua, voisiko joku auttaa sinua, kannattaisiko joku asia ulkoistaa?
3. Jätä aikaa metatyölle. Ihmiset yleensä aliarvioivat erilaisten asioiden tekemiseen menevän ajan. Jos sinulla on suunnittelupalaveri, muista merkata kalenteriin myös aikaa siellä päätettyjen toimenpiteiden tekemiseen. Varaa aikaa myös yllättäviin asioihin, matkoihin ja päivityksiin. Oletko varannut kalenteristasi aikaa esimerkiksi viikoittaisille some-päivityksille?
4. Lisää kalenteriin deadlinet ajoissa. Jos sinun pitää saada kuun loppuun mennessä joku tietty työ valmiiksi, harvoin auttaa, että sen deadlinen huomaa kalenterista sinä päivänä, jolloin pitäisi olla jo valmista. Merkkaa hälytys siis ajoissa kalenteriisi.
5. Kouluttaudu. Kaikkea ei voi, eikä tarvitse selvittää itse. Käymällä koulutuksissa saat nopeasti ja tehokkaasti tarvitsemasi tiedon alan ammattilaiselta. Se säästää sinulta paljon aikaa.

Tehokasta työviikkoa!

Anna
anna.koivisto@telegraafi.fi

Mikä avuksi, kun sanat ehtyvät?

Tuijottaako sinua tyhjä ruutu? Olet luvannut kirjoittaa raportin loppuun saatetusta kehityshankkeesta, tai yrityksen asiakastilaisuuden puhe leijuu mörkönä ylläsi. Kun ajatukset harhailevat, eikä tekstiä synny, tätä tilannetta kutsutaan tyhjän paperin kammoksi. Tekstin tuottaminen ei aina ole yksinkertaista, ei edes tekstiä ammatikseen kirjoittavalle.

Onneksi tilanne ei ole täysin toivoton. On keinoja, joiden avulla kirjoittamiseen tulee ryhtiä. Itselläni sanojen virtaan heittäytymiseen on auttanut ennen kaikkea rauhoittuminen ja oikean mielentilan saavuttaminen, mutta olen toki käyttänyt muitakin menetelmiä.

Vinkkejä kirjoittamisen helpottamiseksi:

Konsonanttien kanssa kikkaillen, keksin koota kahdeksan keinoa kirjoitustuskan kukistamiseen. Katso, kelpaisiko kenties?

1. Muodosta muistikartta. Kuulostaako muistikartta eli mindmap tutulta? Liittyykö se liikaa opintoihin? Unohda vanhat ajatusmallisi muistikartan käyttötarkoituksesta ja ota se käyttöön kirjoittaessasi mitä tahansa isompaa tekstimassaa. Kun hahmottelet asiat paperille niin, että ne muodostavat toisiinsa kytkeytyvien teemojen verkoston, on helpompaa lähteä kirjoittamaan kokonaisuuksia yhtenäiseksi tekstiksi. Muistikartta auttaa hahmottamaan kokonaisuutta. 
2. Kirjoita käsin. Ihmiset ovat hylänneet kynän ja paperin. Tilalle ovat tulleet läppärit ja tabletit. Valitettavasti näiden välineiden vaikutus saattaa olla luovuutta hyydyttävä. Kokeile kaivaa naftaliinista ruutuvihko ja hyvä kynä. Kirjoita ajatuksiasi ylös ilman hohtavaa näyttöä. Talleta irtonaiset sanat, mielessä pyörivät lauseenpuolikkaat. Niistä saattaa lähteä kirjoitussuoni pulppuamaan. 
3. Lähde löntystelemään. Ulkoilun merkitys on aivoille tärkeää. Erityisesti metsän rauhoittavaa vaikutusta on tutkittu runsaasti. Jo viidentoista minuutin kävely ulkoilmassa saattaa auttaa jumiin jäänyttä ajatusmaailmaa. Itselläni ehdottomasti paras flow-tila syntyy metsässä kävellessä. 
4. Kirjoita kökkösti. Kirjoittamisesta tekee vaikeaa kriittisyys omaa tekstiä kohtaan. Heitä arvostelukyky romukoppaan ja ryhdy hulluttelemaan. Kirjoita luokattoman huono teksti, tee virheitä ja hölmöile. Kun kirjoittaa ensin tahallaan todella huonon tekstin, voi hahmottaa paremmin sen, miltä lopputulos tulisi kuulostaa. Tämä menetelmä toimii suhteellisen lyhyessä tekstissä. Monen sivun raporttia tuskin kannattaa raapustaa kahteen kertaan. 
5. Kokeile keskeltä. Oletko koskaan miettinyt, millä tekniikalla kirjoitat tekstejäsi? Kirjoitatko alusta loppuun edeten kuin höyryveturi, tai kokoatko kirjoitusta, jota muokkaat ja paloittelet siirtämällä kappaleita paikasta toiseen? Jos tekstin aloittaminen on kirjoitustyön vaikein osa, suosittelen vahvasti kokeilemaan keskeltä. Lähde liikkeelle siitä, mikä tuntuu helpommalta. Jos se on asiakaskirjeessä lopputervehdyksenä lausuttu ”Mukavaa kevättä” tai henkilökunnan sisäisessä tiedotteessa kerrottu pikkujoulujen päivämäärä, olkoon se rohkaiseva alku myös muulle tekstille.
6. Keskustele kaverin kanssa. Minulla on onni työskennellä ihmisten kanssa, jotka hallitsevat kielen koukerot ja ymmärtävät pilkun viilauksen päälle. Hyödynnä lähipiirisi työyhteisössä ja keskustele tekstistäsi muiden kanssa. Jos aloitus tuntuu vaikealta, voit saada kollegaltasi punaisen langan pään, johon tarttua. 
7. Tutki tietoa. Älä keksi pyörää uudelleen, vaan käytä hyväksesi aiempaa tietämystä asiasta. Kahlaa läpi samankaltaisia materiaaleja, selaile verkkosivuja ja palaa ajassa taaksepäin omissa dokumenteissasi. Kaikki tieto aiheeseen liittyen tekee sinusta asiantuntijan. Ja asiantuntijana on helppo kirjoittaa, eikö totta? 
8. Muuta maisemaa. Jos työympäristö käy meluisaksi, tai aurinko paistaa suoraan silmiin, jos työpaikkaruokalan haju kiusaa tai tuoli tuntuu epämukavalta – vaihda maisemaa. Ehdota esimiehelle etätyöpäivää tai vaihda työkaverin kanssa päiväksi paikkoja. Maiseman muutos rauhallisempaan voi auttaa keskittymään. Itse kirjoitin tämän tekstin kotiympäristön zen-tunnelmassa. Mitä nyt pientä häiriötekijää syntyi kolmevuotiaan keskusteluyrityksistä. 

Jos näistäkin vinkeistä huolimatta sanat takertuvat synapseihin ja näppäimistö ei napsahtele, ota ihmeessä yhteyttä. Ammattitaitoomme kuuluu se, että saamme tekstiä syntymään ohuestakin ajatuksenpoikasesta.

Eikä mitään hätää, autan sinua mielelläni.

Terveisin,
Hanna

hanna.alin@telegraafi.fi
puh. 0400 829 740

 

Minkä pituinen on hyvä blogi?

Liian pitkä ja jaaritteleva teksti ärsyttää. Varsinkin silloin, kun välitetään informaatiota. Tieto pitää saada nopeasti ja ymmärrettävässä muodossa. Silloin tekstin jaksaa lukea, ja sisältö on helpompi omaksua.

Blogivinkkieni kolmas kohta muistuttaa tiiviin ilmaisun tärkeydestä:

•    Älä kirjoita pitkästi. Mene suoraan asiaan. Voit syventää tekstiä linkkien avulla.

Hyvän blogikirjoituksen ”oikeasta” mitasta on montaa mielipidettä. Lyhyempää muotoa puoltaa esimerkiksi verkossa lukemisen tapa: siellä silmäillään. Koska lukeminen on kärsimättömämpää kuin printissä, voivat tuhansien merkkien sepustukset jäädä lukematta. Verkossa korostuu myös tiedon löytyminen helposti – älä siis upota sitä tekstimereen. 

Miten pidän blogikirjoituksen lyhyenä?

1. Rajaa näkökulma. Jos tekstiä on paljon, julkaise se osissa.
2. Kerro pointteja myös väliotsikoissa – säästät rivejä ja samalla saat tekstisi silmäiltävämmäksi.
3. Linkitä. Laita tarvittaessa syventävää tietoa linkkien taakse.
4. Karsi turhat täytesanat, eli sanat joiden informaatioarvo on nolla.
5. Sano suoraan, älä kaartele. Varsinkin asiantuntijablogia kirjoittavalla pitää olla rohkeutta kertoa mielipiteensä.
6. Käytä listoja, niihin saa sisällytettyä paljon informaatioita.
7. ”Piste on paras kaverisi”. Yksi lempitoteamuksistani. Käytä sitä.

Jos et itse pysty karsimaan, ota yhteyttä. Autan mielelläni.

Terveisin, Mari
mari.vilska@telegraafi.fi

Voiko huudella mitä tahansa?

Toukokuun 3. päivä vietetään sananvapauden päivää ja samalla kansainvälistä lehdistönvapauden päivää, World Press Freedom Day. Kansainvälinen toimittajajärjestö Toimittajat ilman rajoja (RSF) on julkistanut huhtikuussa vuosittaisen raporttinsa maailman maiden lehdistönvapaudesta. Raportissa on tutkittu 180 maan olot. Kärkeen sijoittui taas kerran Suomi. Yhdysvallat on sijalla 41, Arabiemiraatit sijalla 119 ja Venäjä sijalla 148. 

Ajattelin lähestyä asiaa sananvapauden näkökulmasta, joka on pohjana myös lehdistönvapaudelle.

Sananvapaus määritellään näin:  ”Jokaisella on oikeus mielipiteen- ja sananvapauteen; tähän sisältyy oikeus häiritsemättä pitää mielipiteensä sekä oikeus rajoista riippumatta hankkia, vastaanottaa ja levittää tietoja kaikkien tiedotusvälineiden kautta.” -Ihmisoikeuksien yleismaailmallisen julistuksen 19. artikla.(www.journalistiliitto.fi).

Onko sananvapaus arvo, joka ohittaa kaikki muut arvot?

Sosiaalisen median myötä on syntynyt ihan uudenlaisia kanavia käyttää sananvapautta.  Sanavapauden varjolla voi huudella mitä tahansa ja missä tahansa. Sitä kautta Suomeen onkin syntynyt vihapuheen- ja valehtelun kulttuuri,  jota ei kyetä valvomaan. Kunnianloukkaukset ja muut törkeydet sosiaalisessa mediassa ovat arkipäivää ja aiheuttavat mielipahaa, tarpeetonta vastakkainasettelua ja jopa kansallista sekasortoa. 

Voiko siis sanavapauden varjolla ohittaa esimerkiksi käytöstavat ja kansan turvallisuudentarpeen? Minun mielestäni ei voi, mutta sananvapauslaki antaa siihen oikeuden. Laki raahaa tällä hetkellä pahasti jälkijunassa.

Kun autot ilmestyivät katukuvaan yli sata vuotta sitten niin alkuun ei tarvittu liikennemerkkejä, eikä  yhteisiä pelisääntöjä. Autoja oli vähän ja ne liikkuivat hitaasti. Kun vähitellen autojen määrä kasvoi ja ne kulkivat yhä lujempaa, oli pakko luoda yhteiset pelisäännöt. Nyt minusta on samanlainen tilanne sosiaalisen median kanssa. Yhtä vauhdin hurmaa ilman ajantasaisia pelisääntöjä.

Erilaisia  tulkintoja sananvapaudesta

Jos Suomessa täydellisen sananvapauden lieveilmiöt suututtavat, sijoittuu toinen asuinmaani Arabiemiraatit Toimittajat ilman rajoja -järjestön listan häntäpäähän. Arabiemiraatit on nuori valtio, jota johtaa maata alusta lähtien hallinnut suku. Täällä rajoitetaan sananvapautta, mikäli sitä käytetään yhteiskuntaa haittaavasti. Sosiaalisen median kanavia vahditaan ja maan etua haittaavista kirjoituksista ja kuvista voi saada rangaistuksen. Mediakin odottaa ensin virallisia kannanottoja ennen kuin uutisoi maan asioista. Sananvapauden rajoitukset kuitenkin siedetään varsin yleisesti, sillä toisessa vaakakupissa painavat yhteiskunnan vakaus ja rauhallisuus – varsinkin kun maata vertaa sen lähinaapureihin.

Vielä Arabiemiraattejakin huonommin lehdistönvapauslistalla sijoittuu naapurimme Venäjä. Uunituoreessa Ulkoministeriön NATO-selvityksessä  (29.4.2016) Venäjää kuvaillaan näin: ”Venäjä jopa ylpeilee sillä, että sen päätöksentekoprosessi on mahdollisimman läpinäkymätön ja arvaamaton. Kyky tehdä nopeita strategisia päätöksiä sekä toteuttaa niitä erittäin nopeasti ja ketterästi niin sotilaallisesti kuin poliittisestikin erottaa Venäjän sekä tsaarinaikaisesta imperiumista että Neuvostoliitosta.”

Venäjä ei liene oikein sinut itsensä, historiansa tai ympäröivän maailman kanssa. Sananvapautta saati lehdistönvapautta tuskin tunnetaan, viestimet julkaisevat vain Kremlin virallisen totuuden, kapinoivia journalisteja vangitaan tai jopa tapetaan. Silti Venäjä kutsuu itseään demokratiaksi!

Dubaista
Marja-Terttu
mt@telegraafi.fi